Papelotes
Hoy en día, un pequeño dispositivo como el teléfono móvil nos permite almacenar muy diversos tipos de documentos, de tal manera, que no es necesario, llevarlos encima y acarrear con ellos, de un lado para otro.
Viajamos sin necesidad de llevar un billete de tren o avión en papel, la carta de un restaurante la leemos a través de un código QR. Los tiempos cambian y mil pequeños gestos, cada día, evidencian que estamos en la era digital.
Sin embargo, en muchos hogares, es posible encontrar cajones o estantes llenos de papeles que podrían tener la calificación de inservibles. Bien porque el paso del tiempo los ha dejado sin validez o porque pueden ser digitalizados.
Una de las ventajas de mandarlos al espacio virtual es que liberamos el espacio físico.
Hoy vamos a dedicarnos a poner orden en los papeles.
Como todo proceso de organización, iremos cubriendo etapas hasta llegar al resultado final.
El primer paso es vaciar esos cajones, gavetas o estantes donde están guardados.
El segundo paso es analizar , uno a uno, si es necesario conservarlo o se puede tirar.
Una vez hecho el descarte, clasificaremos los documentos por categorías y con la ayuda elementos de ordenación, como carpetas, los ordenaremos conforme a un determinado criterio.
El siguiente paso es asignar un lugar a esa o esas carpetas, en función de la frecuencia de uso. Dándole más accesibilidad y visibilidad a lo que manejamos con más frecuencia.
A grandes rasgos, ese sería el procedimiento a seguir.
Ahora, vamos a entrar más en detalle.
Los documentos que solemos guardar en casa suelen ser de tipo administrativo (facturas, recibos, extractos bancarios…) médico (analíticas, informes, radiografías…) o instrucciones y garantías (electrodomésticos, dispositivos digitales, equipos informáticos…)
En el proceso de descarte eliminaremos recibos, facturas, pruebas médicas que tengan una cierta antigüedad. Garantías vencidas o instrucciones de aparatos que ya no tenemos.
Todo el papel destruido lo tiraremos en el contenedor azul. En farmacias o ambulatorios podemos entregar las radiografías.
En cuanto a los documentos a conservar, es posible que muchos de ellos los podamos escanear. En este caso crearemos carpetas en nuestro ordenador que nos permitan clasificarlos.
Con el mismo criterio, actuaremos con respecto a la documentación que mantengamos en formato papel.
En una carpeta archivaremos todo lo relativo a bancos, en otra guardaremos recibos y facturas.
Lo aconsejable, en el caso de pruebas o informes médicos es que cada miembro de la familia tenga su propia carpeta dividida, a su vez, por especialidades.
En todos los casos, ordenaremos por fechas, de tal manera que lo primero que encontremos sea el documento más reciente.
Con todas estas pautas, no hay excusas: ¡papelotes fuera!
